Inloggen

 

Tips voor uw out of office-bericht

De zomerperiode begint en vele werknemers zullen binnenkort op vakantie gaan. Misschien gaat u zelf ook wel? Deze vakantieperiode is een tijd van out of office-berichten, ook vanuit uw organisatie. Maar waar moet u op letten bij een out of office-bericht?

1. Timing

Geef duidelijk aan in welke periode u niet beschikbaar bent. ‘Ik ben er vandaag niet’ kan verwarrend zijn: u stelt het bericht einde van de donderdag in omdat u er vrijdag niet bent. Maar ook mensen die u vroeg op maandagochtend bellen krijgen de mail nog, terwijl u die dag weer aan het werk bent.
Stel, waar mogelijk, ook de einddatum in voor uw out of office-bericht. Zo kunt u niet vergeten om hem uit te zetten als u weer terug bent.

2. Pas de titel van uw e-mail aan

Veel mailprogramma’s maken automatisch de mailtitel ‘Out of office Autoreply’ aan: vrij standaard en niet zo persoonlijk. Het is een simpele handeling om de titel van bericht aan te passen, een gemakkelijke manier om uw out of office-bericht een persoonlijke touch te geven die beter bij uw en bij het bedrijf past.

3. Laat de reden van afwezigheid achterwegen

Degene die u mailt is aan het werk en heeft u nodig. U bent er niet, dat kan gebeuren. Maar de ontvanger zit vaak niet te wachten op een alinea waar u vertelt wat u allemaal in uw vrije tijd aan het doen bent. Een samenvattende:  ‘Ik ben afwezig van 15 juni t/m 4 juli’ zegt voldoende.

4. Laat weten bij wie uw klant of relatie terecht kan

Veel out of office-berichten bevatten niet veel meer dan “Ik ben vandaag niet aanwezig” of “Ik ben op vakantie van 4 tot en met 22 juni”. Uw contact leest echter: “Er is niemand die mij kan helpen” – een reactie die u wilt voorkomen.
Benoem daarom in uw out of office-bericht bij wie ze wel terecht kunnen. Een e-mailadres, telefoonnummer en naam van degene die uw zaken waarneemt tijdens uw vakantie.

5. Aanzetten

Vergeet niet om uw automatische melding aan te zetten. Een open deur, maar u zal de eerste niet zijn die op Schiphol bedenkt dat uw out of office niet aan staat!

Denk bij het schrijven van uw O.O.O-bericht altijd vanuit de zender van de mail: wat heeft hij/zij nodig om ondanks uw afwezigheid toch zo goed mogelijk geholpen te worden? Want ook in uw afwezigheid wilt u een positieve indruk achterlaten.

Tot slot wens ik u een fijne zomervakantie toe.

ICT-Banen
489
11 juni 2014
Share

Blijf op de hoogte van de laatste vacatures

Maak Job Search Agent
ICT-Banen gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.